In een viertal eenvoudige stappen lopen inrichting van technologie en de betrokkenheid en invloed van de gebruiker hand in hand.
Zoals ik in mijn vorige blog schreef, staat of valt het uiteindelijke resultaat van een technologische verandering met adoptie. In trajecten met klanten merken wij dat adoptie het meest geholpen wordt met verbeeldingskracht: vooraf in de huid van de eindgebruiker kruipen om te weten wat de benodigde ingrediënten voor succes zijn. Ik maak daarvoor gebruik van het ADKAR-model van Prosci:
Vervolgens vertalen we deze kennis naar de volgende stappen voor het team dat betrokken is bij het adoptietraject:
1 Ontdekken
In deze stap zorg je dat je samen met verschillende belanghebbenden en gebruikers een goed beeld hebt van de organisatie, de doelstellingen en de huidige werkwijze en pijnpunten. Welke applicaties worden er gebruikt? Maken medewerkers bijvoorbeeld gebruik van Whatsapp? Sturen zij bestanden via hun privé email of gebruiken ze WeTransfer of Dropbox? En welke verschillende gebruikersgroepen (persona’s) kun je binnen jouw organisatie onderscheiden?
2 Voorbereiden
De verkregen inzichten vertaal je samen met een aantal enthousiaste gebruikers, zogenaamde ‘Champions’, naar een creatieve boodschap die je direct via meerdere kanalen als email, meetings en posters communiceert naar de gebruikersgroepen. Vervolgens schep je samen binnen beheer en security & compliancy kaders de omgeving voor de gebruikers om vrij gebruik te maken van alle mogelijkheden (self-service IT).
3 Uitrollen
De uitrol start met een pilot onder een groep koplopers (early adopters) die geschikt worden geacht om eenvoudig over te stappen. Hierbij dient een van de organisatie- of afdelingsdoelstellingen afgeleid project als scenario om direct de voordelen zichtbaar te maken. Gebruik de opgedane kennis direct om te leren en de functioneel/technische inrichting te verbeteren. Dit is ook het moment om IT, Servicedesk en de interne trainers te trainen.
Zijn de Champions, pilot gebruikers en belanghebbenden enthousiast, dan kun je gaan uitrollen naar de gehele organisatie. In deze fase is het belangrijk alle gebruikers maximaal te trainen, ondersteunen en feedback op te halen om verdere verbeteringen door te voeren.
4 Versterken
Na de uitrol bestaat het risico dat na de eerste successen het enthousiasme afneemt. Het is belangrijk het gebruik te monitoren en direct te reageren op afname of niet in gebruik nemen van de nieuwe technologie. Blijf successen vieren en communiceren en organiseer extra (expert) trainingen. Leverancier Microsoft en jouw organisatie ontwikkelen zich voortdurend. Denk daarom aan het incorporeren van nieuwe functionaliteit en betrekken van nieuwe medewerkers. Adoptie eindigt niet na de uitrol.
Wil jij binnen jouw organisatie Office 365 slimmer gebruiken? Of zie je dat de gebruikers met de beschikbare functionaliteit niet alle voordelen behalen? Neem dan contact met mij op voor een Inspiratiesessie bij jou op kantoor.
Sigmax helpt professionals een stuk efficiënter en prettiger te werken. We ontwikkelen innovatieve software voor het openbaar vervoer, handhavingsorganisaties, gemeenten, field service organisaties en beveligingsbedrijven. Bekijk hier onze expertisegebieden.
Ontdek waarmee wij uw organisatie kunnen helpen. Of bekijk hier wat wij voor onze klanten realiseerden.
