Heeft u wel eens gehoord van de term field service management? In dit blog leggen we graag uit wat het betekent en misschien nog wel belangrijker: hoe u het verbetert.
Field service management gaat over bedrijfsactiviteiten in de buitendienst en het zo goed mogelijk managen en optimaliseren daarvan. Een voorbeeld van zo’n bedrijfsactiviteit is het onderhouden van een cv-ketel op locatie bij een klant. Voor serviceorganisaties met een buitendienst is field service management erg belangrijk. Tussen de serviceorganisatie en de klant zijn namelijk afspraken gemaakt in een service level agreement (SLA). Deze overeenkomst beschrijft de kwaliteit van de te leveren diensten zoals: beschikbaarheid, betrouwbaarheid en ondersteuning. Om aan het SLA te voldoen is het juist managen van de buitendienst dus een vereiste.
Om alle werkzaamheden in de buitendienst zo efficiënt mogelijk uit te voeren, gebruiken veel serviceorganisaties field service management software. Deze oplossing ondersteunt de monteur tijdens zijn of haar werkzaamheden. Denk hierbij aan automatische uren- en materiaalregistratie, het raadplegen van bijlagen en direct betalen aan de deur. Field service management software zorgt ervoor dat de gehele buitendienst efficiënter werkt. We geven een aantal tips:
Papieren formulieren raken kwijt, zijn slecht leesbaar en de verwerking van gegevens kost veel tijd. Met field service management software werken de monteurs geheel digitaal en dus papierloos. Hierdoor hebben ze altijd de juiste informatie bij de hand en worden gegevens sneller verwerkt. Geen handmatig werk meer!
Wanneer een monteur niet het juiste materiaal op voorraad heeft, kan hij of zij de opdracht niet in één keer succesvol afronden. De opdracht wordt opnieuw gepland en de klant moet nog een keer thuisblijven voor een bezoek. Om dit soort situaties te voorkomen, biedt field service management software uitkomst. Wanneer een artikel niet in de bus ligt, is het mogelijk om de locaties van collega’s in de buurt in te zien, inclusief alle busvoorraden. Hierdoor kan de opdracht alsnog succesvol worden afgerond. Ook met het tellen van de busvoorraad helpt field service management software. Bijvoorbeeld met de cycle-counting methodiek. De buitendienstmedewerker telt hierbij de busvoorraad tussen de werkopdrachten door. Hierdoor hoeven servicebussen niet meer een aantal dagen ‘binnen’ gehouden te worden. Dit scheelt kostbare tijd, waardoor er meer tijd beschikbaar is om meer opdrachten uit te voeren.
Ook wanneer een klant niet thuis is op de afgesproken tijd, wordt de opdracht niet direct succesvol afgerond. Voorkom zulke situaties en verhoog de first-time-fix door klanten proactief te informeren van de geplande afspraak. Stuur bijvoorbeeld een sms-bericht met de geplande aankomsttijd van de monteur voorafgaand aan het bezoek. Of mail de klant met het geplande tijdvak de dag van tevoren. Zo is de kans op een niet-thuis-situatie het kleinst.
Het zo laag mogelijk houden van administratieve handelingen is een veel gehoorde wens van monteurs. Maar, het is ook belangrijk gegevens zo betrouwbaar mogelijk vast te leggen. Bijvoorbeeld voor serviceorganisaties die te maken krijgen met de Gasketelwet die ingaat vanaf medio 2023. Dankzij de integratie met externe meetapparatuur worden gegevens van een rookgasmeting automatisch overgenomen op de digitale werkbon. Snel, betrouwbaar en efficiënt! Bij Sigmax leveren we een field service management oplossing: Connect.
